Сьогодні, у часи активної діджіталізації суспільства, складно уявити будь-яку сферу життя без використання винаходів, напрацювань цифрової індустрії. Що й говорити про діяльність установ, організацій, підприємств. Без сучасних електронних технологій тут ніяк. Громадська організація «Місто сили» крокує в ногу з часом і діджіталізація є одним із її пріоритетів.
Одним із важливих напрямків діяльності ГО “Місто Сили” є підтримка місцевих неурядових організацій (НУО) у їхньому інституційному розвитку. Ми віримо, що успіх та стійкість громадського сектору залежать від ефективного функціонування кожної організації, і саме тому готові ділитися власним досвідом та знаннями, здобутими в процесі нашої діяльності. ГО “Місто Сили” має широкий досвід у впровадженні сучасних цифрових рішень, зокрема в покращенні процесів обробки інформації, захисту персональних даних та загальної цифрової трансформації організації. Ми розуміємо, що ці процеси можуть бути складними, особливо для невеликих організацій, тому підтримуємо інші НУО в їхньому прагненні до підвищення ефективності та забезпечення безпеки інформації. Наша команда завжди відкрита для консультацій, співпраці та обміну інноваційними рішеннями, які вже довели свою ефективність у нашій роботі. Ми впевнені, що, об’єднуючи зусилля, можемо зробити громадський сектор більш сучасним, захищеним і готовим відповідати на виклики сьогодення. Більше про це поговоримо в інтерв’ю з Олександром Сперчуном, заступником голови ГО «Місто сили», відповідальним за цифрову трансформацію, захист персональних даних, політику конфіденційності та безпечні комунікації.
-Олександре, ГО «Місто сили» відома своєю підтримкою населення та громад українського Півдня. Розкажіть, як цифрова трансформація допомагає вам відповідати сучасним викликам і вдосконалювати діяльність?
Сьогодні ми визначили цифрову трансформацію як один із ключових пріоритетів нашої організації. Це дозволяє нам адаптуватися до швидкоплинних умов і вдосконалювати способи надання допомоги. Прагнемо бути сучасною організацією, яка постійно вдосконалюється, і в цьому напрямку впровадження цифрових рішень значно підвищує нашу ефективність. Наприклад, ERP-система «Вправно» допомагає нам керувати ресурсами, забезпечуючи повну прозорість у розподілі допомоги. Ця система дозволяє контролювати облік та логістику, що особливо важливо, коли ми маємо обмежені ресурси й повинні максимально ефективно їх використовувати. Окрім цього, активно використовуємо CRM-систему, яка дозволяє фіксувати всі звернення та координувати запити. Вона допомагає нашій команді організовано працювати над кожною заявкою, забезпечуючи надійну підтримку для осіб, які звертаються до ГО «Місто Сили». CRM-система дозволяє зберігати та впорядковувати інформацію, що значно спрощує роботу й підвищує оперативність. Вся інформація доступна в режимі реального часу, що допомагає нам швидко реагувати на запити і швидко розподіляти наявні ресурси, уникаючи дублювання та затримок.
-Звучить вражаюче. А які технологічні рішення використовуються для комунікації та обробки даних?
-Для нас дуже важливими є безпечні канали комунікації та надійне зберігання даних. Ми використовуємо сервіси від Google для організації електронної пошти та хмарного зберігання інформації. Це створює безпечне середовище для обміну даними всередині команди, а також забезпечує надійне зберігання інформації, яку ми отримуємо від наших бенефіціарів. Сервіси Google дозволяють нам бути впевненими, що дані зберігаються з дотриманням високих стандартів безпеки, що особливо важливо для організації, яка працює з конфіденційною інформацією.
Ще одним важливим партнером організації є Microsoft, яка надає нам доступ до офісних застосунків та хмарних сервісів. Це необхідно для обробки документів, створення звітів, планування заходів і загального ведення документації. Завдяки інтеграції всіх наших інструментів ми створили єдину цифрову екосистему, яка підтримує всі аспекти нашої роботи.
-Олександре, а як щодо цифрової телефонії? Чи використовуєте ви її у своїй роботі?
-Цифрова телефонія є незамінним елементом нашої комунікаційної системи. Вона дозволяє нам залишатися на зв’язку з особами яким ми надаємо допомогу, незалежно від їхнього місця розташування. Ми можемо легко зв’язуватися з тими, хто живе у віддалених районах або потребує оперативного зв’язку. Цифрова телефонія інтегрується з нашою CRM-системою, що дозволяє фіксувати всі звернення та зберігати історію комунікації з кожним заявником. Це спрощує координацію, зберігає всі дані в одному місці та дозволяє бути доступними для всіх, хто потребує допомоги.
-Впровадження таких систем, як ERP і CRM, дійсно дозволяє покращити комунікацію та управління ресурсами. Але які заходи ви вживаєте для захисту даних?
-Захист персональних даних і конфіденційність – для нас це базові принципи діяльності. Розуміємо, що люди, які звертаються до нас, довіряють нам свою особисту інформацію, тому приділяємо особливу увагу захисту даних. Для цього впроваджуємо єдину корпоративну систему захисту для комп’ютерів, які використовуються в організації. Це включає антивірусний захист, шифрування та регулярний моніторинг, щоб вчасно виявляти ймовірні загрози. Додатково ми користуємось сервісами від CloudFlare, які допомагають захистити веб-сайт організації від кібератак і гарантує його доступність. Що стосується внутрішньої роботи, доступ до даних обмежений лише для членів команди, які безпосередньо оперують із конкретними запитами, в організації прийняті і застосовуються відповідні політики. Це мінімізує ризики витоку інформації.
-Підтримка таких великих технологічних компаній, як Microsoft, Google, Canva, Вправно, YouControl, CloudFlare, мабуть, дуже важлива для вас?
-Абсолютно. Підтримка громадських організацій від таких партнерів, як Microsoft, Google та інших, дає нам змогу використовувати надійні та сучасні технології, що відповідають найвищим стандартам якості та безпеки. Microsoft надає нам офісні застосунки для ефективної роботи з документами, Google забезпечує роботу електронної пошти та хмарне сховище для безпечного зберігання даних. Canva допомагає нам у створенні якісних візуальних матеріалів, які ми використовуємо для комунікації з аудиторією, а CloudFlare захищає наш веб-сайт. ERP-система «Вправно» допомагає нам вести облік та керувати ресурсами, а YouControl надає доступ до інструментів для аналізу даних, що є важливим для безпеки та прозорості нашої роботи. Завдяки цим партнерам ми можемо зосередитися на наданні допомоги, не турбуючись про технічні аспекти.
-Що Ви вважаєте головним викликом у впровадженні цифрових технологій?
-Основним викликом є досягнення балансу між доступністю та конфіденційністю. З одного боку, ми хочемо, щоб наша команда мала швидкий доступ до всіх потрібних інструментів і даних, а з іншого — це не повинно компрометувати безпеку даних. Ми постійно вдосконалюємо внутрішні політики, щоб забезпечити високий рівень обізнаності всіх членів команди з питань інформаційної безпеки, кібергігієни, кібербезпеки та захисту даних. Наша мета — підтримувати культуру, у якій кожен усвідомлює свою роль у захисті інформації в організації.
-До речі, цікаво, як команда «Міста сили» адаптується до цих цифрових змін? Чи проводите навчання?
-Так, навчання є обов’язковою частиною нашої стратегії розвитку організації. Ми розуміємо, що без підтримки з боку команди навіть найкращі технології не принесуть очікуваного результату. Члени команди проходять тренінги щодо роботи з новими інструментами, а також навчання з кібергігієни та захисту інформації. Це дозволяє кожному з них відчувати себе впевнено під час роботи з цифровими інструментами й розуміти важливість дотримання стандартів безпеки та захисту інформації. Навчання допомагає не лише освоїти нові інструменти, але й закріпити розуміння нашої загальної місії.
-Скажіть, як ці цифрові рішення допомагають «Місту Сили» залишатися надійним партнером для бенефіціарів, партнерів та донорів?
-Впроваджені нами цифрові рішення дозволяють нам працювати швидше, ефективніше і, що дуже важливо, надійно. Кожен інструмент, CRM, ERP це чи цифрова телефонія, допомагає нам систематизувати й оптимізувати процеси, що підвищує ефективність нашої допомоги. Можемо впевнено заявити, що завдяки підтримці наших технологічних партнерів ми вже створили інтегровану цифрову систему, яка дозволяє бути сучасною організацією, здатною відповідати на потреби суспільства.
Надійність проявляється в оперативності й захищеності наших процесів. Коли до нас звертаються за допомогою, особи можуть бути впевнені, що їхні дані будуть збережені в безпеці, що ми з відповідальністю ставимося до наданих нам персональних даних та іншої інформації, і що наша робота є прозорою. Це важливо не лише для бенефіціарів, а й для партнерів та донорів, які довіряють нам свої дані та іншу інформацію. Ми прагнемо, щоб кожен, хто працює з нами, відчував впевненість у тому, що ГО «Місто сили» є сучасною, професійною та надійною організацією.
-Тобто цифровізація допомагає вам не лише в ефективності, а й у підвищенні рівня довіри?
-Саме так. Довіра — це основа нашої роботи. Сучасні технології дозволяють нам не тільки надавати допомогу швидше, а й забезпечувати прозорість та безпеку кожного процесу. Люди, організації, які звертаються до нас, бачать, що ми серйозно ставимося до захисту даних і дотримуємося високих стандартів у всіх аспектах роботи. Цифровізація сприяє прозорості та впорядкованості наших процесів, що зміцнює атмосферу довіри..
-Які плани на майбутнє у напрямку цифрового розвитку? Чи є ще якісь проекти, які ваша команда хотіла б реалізувати?
-Ми прагнемо розвиватися далі й постійно покращувати наші технологічні рішення. На майбутнє плануємо впровадження додаткових функцій у ERP-системі, щоб ще краще аналізувати потреби та ефективніше планувати ресурси. Ми також розглядаємо можливість розширення інтеграції з іншими системами для автоматизації ще більшої кількості процесів. Крім того, будемо інвестувати в кібербезпеку, щоб відповідати найсучаснішим вимогам захисту даних. Це не лише дозволить нам залишатися надійною організацією, а й продовжувати бути сучасним партнером для нашої громади, бенефіціарів, партнерів та донорів.
-Дякую, Олександре, за цікаву розмову. Ваша робота справді вражає, і видно, що ГО «Місто сили» стоїть на міцному ґрунті цифрових інновацій і надійності.
-Дякую за увагу. ГО «Місто Сили» й надалі робитиме все можливе, щоб залишатися надійним і сучасним партнером для всіх, хто звертається до нас за підтримкою та допомогою.